Sygnalista - prawa, obowiązki, ochrona. Co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik?

Sygnalista - prawa, obowiązki, ochrona. Co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik?

W ostatnich latach rola sygnalistów (ang. whistleblowers) zyskała ogromne znaczenie – zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. W Polsce temat ten staje się coraz bardziej aktualny w związku z implementacją unijnej Dyrektywy 2019/1937, która nakłada nowe obowiązki na pracodawców i przyznaje konkretne prawa osobom zgłaszającym naruszenia prawa.
Z tego artykułu dowiesz się kim jest sygnalista, poznasz prawa sygnalisty oraz jak wygląda procedura zgłoszenia naruszeń.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z unijną dyrektywą oraz projektem Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów , sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje o nieprawidłowościach, uzyskane w związku z pracą. Może to być:

• pracownik;

• pracownik tymczasowy;

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;

• przedsiębiorca;

• prokurent;

• akcjonariusz lub wspólnik;

• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;

• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;

• stażysta;

•  wolontariusz;

•  praktykant;

• funkcjonariusz (w rozumieniu Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);

•  żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834);

https://wupwarszawa.praca.gov.pl/sygnalisci

Co ważne – zgłoszenie musi dotyczyć interesu publicznego, nie prywatnego.

Co może zgłaszać sygnalista? Prawa sygnalisty

Zakres naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia, jest bardzo szeroki. Obejmuje on zgłoszenia dotyczące:

• korupcji

• zamówień publicznych; 

• usług, produktów i rynków finansowych; 

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

• bezpieczeństwa transportu; 

• ochrony środowiska; 

• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 

• bezpieczeństwa żywności i pasz; 

• zdrowia i dobrostanu zwierząt; 

• zdrowia publicznego; 

• ochrony konsumentów;

•  ochrony prywatności i danych osobowych; 

• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 

• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 

• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, 

• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela

Zgłoszenie może przyjmować podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny również anonimowo. Dane osobowe nie ulegają ujawnieniu, poza przypadkiem wyraźnej zgody sygnalisty. 

Przetwarzane w związku ze zgłoszeniem dane osobowe są przechowywane przez okres od 12 miesięcy do 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w zależności od organu.

Kiedy sygnalista, a kiedy zwykła procedura?

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000928/T/D20240928L.pdf

Jak wygląda zgłoszenie?

Zgłoszenia sygnalistów o naruszeniach prawa dzielą się na dwa typy: wewnętrzne i zewnętrzne. Pokrótce wyjaśnimy, na czym polegają.

Zgłoszenia wewnętrzne 

To zgłoszenia naruszeń prawa składane wewnątrz organizacji – do pracodawcy, firmy lub instytucji, w której sygnalista pracuje.

Dotyczą:

• Obowiązkowe dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób (liczonych jako pełne etaty lub osoby świadczące pracę odpłatnie).

• Bez limitu osób w branżach finansowych, transportowych, ochrony środowiska, AML itp.

• Nie dotyczą jednostek gmin/powiatów poniżej 10 000 mieszkańców.

Jakie są kroki takiego zgłoszenia?

1. Firma ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych – po konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (minimum 5, maksimum 10 dni na konsultacje).

2. Procedura wchodzi w życie po 7 dniach od ogłoszenia.

3. Sygnalista może zgłaszać:

• Pisemnie (papierowo lub elektronicznie)

• Ustnie (telefon, spotkanie, nagranie lub protokół)

4. Sygnalista otrzymuje potwierdzenie zgłoszenia w 7 dni.

5. Firma ma maksymalnie 3 miesiące na informację zwrotną.

6. Sygnalista może zgłosić sprawę również anonimowo.

7. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi być prowadzony i dane przechowywane są przez 3 lata po zakończeniu sprawy.

 Wymagania:

• Poufność tożsamości sygnalisty.

• Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie upoważnione osoby.

• Możliwość korzystania z podmiotów zewnętrznych przy obsłudze zgłoszeń (na podstawie umowy).

Zgłoszenia zewnętrzne 

To zgłoszenia naruszeń prawa składane bezpośrednio do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich.

Kto je przyjmuje?

• Rzecznik Praw Obywatelskich

• Organy publiczne odpowiednie dla danej dziedziny

Jakie są kroki?

1. Sygnalista nie musi wcześniej składać zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłoszenie może być ustne lub pisemne (telefon, spotkanie, mail, formularz, aplikacja).

3. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w 7 dni.

4. Weryfikacja zgłoszenia przez RPO lub organ publiczny w 14 dni (lub 30 dni w wyjątkowych sytuacjach).
   
   

5. Organ publiczny ma 3 miesiące na informację zwrotną, w szczególnych przypadkach do 6 miesięcy.

6. RPO lub organ publiczny mogą odmówić podjęcia działań przy powtarzających się zgłoszeniach bez nowych informacji.

Wymagania:

• Ochrona tożsamości sygnalisty.

• Niezależne kanały zgłoszeń.

• Organy muszą publikować informacje o procedurach na stronach BIP.

• Dane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przechowywane są 12 miesięcy (RPO) lub 3 lata (organ publiczny) po zakończeniu sprawy.

Ochrona sygnalisty. Jakie prawa ma sygnalista?

Zakaz działań odwetowych

• Sygnalista nie może być ukarany ani szykanowany za dokonanie zgłoszenia ani za próbę jego dokonania.

• Zakazane są również próby i groźby zastosowania działań odwetowych.

Przykłady działań odwetowych (Art. 12)

Nie wolno wobec sygnalisty:

1. Odmówić zatrudnienia.

2. Zwolnić z pracy (za wypowiedzeniem lub bez).

3. Nie przedłużyć umowy, jeśli były podstawy do oczekiwania dalszej współpracy

4. Obniżyć wynagrodzenia.

5. Zatrzymać awansu.

6. Ograniczyć inne świadczenia pracownicze.

7. Degradować stanowiska.

8. Zawieszać w obowiązkach.

9. Odbierać dotychczasowe zadania.

10. Zmieniać niekorzystnie miejsce lub czas pracy.

11. Wystawiać negatywne oceny pracy.

12. Nakładać kary dyscyplinarne.

13. Zastraszać, wykluczać.

14. Stosować mobbingu lub dyskryminacji.

15. Traktować niesprawiedliwie.

16. Pomijać przy szkoleniach.

17. Bezpodstawnie kierować na badania lekarskie.

18. Utrudniać znalezienie pracy w branży.

19. Powodować straty finansowe.

20. Naruszać dobra osobiste (np. reputację).

Ważne! Pracodawca musi udowodnić, że jego działanie nie było odwetowe.

Ochrona w innych formach zatrudnienia 

Dotyczy również umów cywilnoprawnych, kontraktów, świadczenia usług czy dostarczania towarów. Zabronione są:

• Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy z sygnalistą.

• Odmowa przyznania zezwoleń, ulg, koncesji.
  
  

Odszkodowanie dla sygnalisty 

Sygnalista, który padł ofiarą działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w kraju albo do zadośćuczynienia.

Odpowiedzialność sygnalisty 

• Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenie lub ujawnienie naruszenia prawa, jeśli działał w dobrej wierze.

• Jeśli sygnalista świadomie zgłosi nieprawdziwe informacje, osoba poszkodowana może dochodzić od niego odszkodowania.

• Nie można zrzec się ochrony sygnalisty ani umówić się na jej wyłączenie w umowie.
  

Ochrona przysługuje także:

• Osobom pomagającym sygnaliście.

• Osobom powiązanym z sygnalistą (np. współpracownicy, bliscy).

• Firmom wspierającym sygnalistę.
  Ochrona przy zgłoszeniach do instytucji UE (Art. 22)

Ochrona działa również przy zgłoszeniach do organów i instytucji Unii Europejskiej.

Obowiązki sygnalisty

Sygnalista powinien:

• działać w dobrej wierze, z przekonaniem, że przekazywane informacje są prawdziwe,

• korzystać z dostępnych kanałów – najpierw wewnętrznych (o ile są bezpieczne),

• zachować poufność, by nie ujawniać danych osobom postronnym.
  

Odpowiedzialność za zgłoszenie w złej wierze

Jeśli sygnalista świadomie przekaże fałszywe informacje, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Dyrektywa unijna i projekt polskiej ustawy przewidują:

• kary cywilne (np. odszkodowanie dla poszkodowanego),
  

• sankcje odstraszające i proporcjonalne.

W praktyce oznacza to, że osoby oczerniające pracodawcę bez podstaw mogą ponieść realne konsekwencje prawne.

Co powinien zrobić pracodawca?

Nowe prawo nakłada konkretne obowiązki:

• stworzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych,

• zapewnić kanały komunikacji (np. skrzynki e-mail, anonimowe formularze, spotkania z pełnomocnikiem),

• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i analizę zgłoszeń,

• zachować poufność danych sygnalisty,

• zagwarantować brak działań odwetowych.
  

Co ważne – każda firma zatrudniająca co najmniej 50 osób musi wdrożyć taki system. Ale nawet mniejsze firmy mogą na tym zyskać: poprawa reputacji, większe zaufanie pracowników, szybsza identyfikacja ryzyk.
Jeśli chcesz dowiedzieć więcej na temat psychologicznych wyzwań roli sygnalisty, przeczytaj ten artykuł.