Sygnalista - prawa, obowiązki, ochrona. Co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik?
04.07.2025
Sygnalista - prawa, obowiązki, ochrona. Co musisz wiedzieć jako pracodawca i pracownik?
W ostatnich latach rola sygnalistów (ang. whistleblowers) zyskała ogromne znaczenie – zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. W Polsce temat ten staje się coraz bardziej aktualny w związku z implementacją unijnej Dyrektywy 2019/1937, która nakłada nowe obowiązki na pracodawców i przyznaje konkretne prawa osobom zgłaszającym naruszenia prawa.
Z tego artykułu dowiesz się kim jest sygnalista, poznasz prawa sygnalisty oraz jak wygląda procedura zgłoszenia naruszeń.
Kim jest sygnalista?
Zgodnie z unijną dyrektywą oraz projektem Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów , sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje o nieprawidłowościach, uzyskane w związku z pracą. Może to być:
-
pracownik;
-
pracownik tymczasowy;
-
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
-
przedsiębiorca;
-
prokurent;
-
akcjonariusz lub wspólnik;
-
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
-
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
-
stażysta;
-
wolontariusz;
-
praktykant;
-
funkcjonariusz (w rozumieniu Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
-
żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834);
https://wupwarszawa.praca.gov.pl/sygnalisci
Co ważne – zgłoszenie musi dotyczyć interesu publicznego, nie prywatnego.
Co może zgłaszać sygnalista? Prawa sygnalisty
Zakres naruszeń, które mogą być przedmiotem zgłoszenia, jest bardzo szeroki. Obejmuje on zgłoszenia dotyczące:
-
korupcji
-
zamówień publicznych;
-
usług, produktów i rynków finansowych;
-
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
-
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
-
bezpieczeństwa transportu;
-
ochrony środowiska;
-
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
-
bezpieczeństwa żywności i pasz;
-
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
-
zdrowia publicznego;
-
ochrony konsumentów;
-
ochrony prywatności i danych osobowych;
-
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
-
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
-
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej,
-
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela
Zgłoszenie może przyjmować podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny również anonimowo. Dane osobowe nie ulegają ujawnieniu, poza przypadkiem wyraźnej zgody sygnalisty.
Przetwarzane w związku ze zgłoszeniem dane osobowe są przechowywane przez okres od 12 miesięcy do 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w zależności od organu.
Kiedy sygnalista, a kiedy zwykła procedura?
Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000928/T/D20240928L.pdf
Jak wygląda zgłoszenie?
Zgłoszenia sygnalistów o naruszeniach prawa dzielą się na dwa typy: wewnętrzne i zewnętrzne. Pokrótce wyjaśnimy, na czym polegają.
Zgłoszenia wewnętrzne
To zgłoszenia naruszeń prawa składane wewnątrz organizacji – do pracodawcy, firmy lub instytucji, w której sygnalista pracuje.
Dotyczą:
-
Obowiązkowe dla firm zatrudniających co najmniej 50 osób (liczonych jako pełne etaty lub osoby świadczące pracę odpłatnie).
-
Bez limitu osób w branżach finansowych, transportowych, ochrony środowiska, AML itp.
-
Nie dotyczą jednostek gmin/powiatów poniżej 10 000 mieszkańców.
Jakie są kroki takiego zgłoszenia?
-
Firma ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych – po konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (minimum 5, maksimum 10 dni na konsultacje).
-
Procedura wchodzi w życie po 7 dniach od ogłoszenia.
-
Sygnalista może zgłaszać:
-
Pisemnie (papierowo lub elektronicznie)
-
Ustnie (telefon, spotkanie, nagranie lub protokół)
-
Sygnalista otrzymuje potwierdzenie zgłoszenia w 7 dni.
-
Firma ma maksymalnie 3 miesiące na informację zwrotną.
-
Sygnalista może zgłosić sprawę również anonimowo.
-
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi być prowadzony i dane przechowywane są przez 3 lata po zakończeniu sprawy.
Wymagania:
-
Poufność tożsamości sygnalisty.
-
Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie upoważnione osoby.
-
Możliwość korzystania z podmiotów zewnętrznych przy obsłudze zgłoszeń (na podstawie umowy).
Zgłoszenia zewnętrzne
To zgłoszenia naruszeń prawa składane bezpośrednio do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
Kto je przyjmuje?
-
Rzecznik Praw Obywatelskich
-
Organy publiczne odpowiednie dla danej dziedziny
Jakie są kroki?
-
Sygnalista nie musi wcześniej składać zgłoszenia wewnętrznego.
-
Zgłoszenie może być ustne lub pisemne (telefon, spotkanie, mail, formularz, aplikacja).
-
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w 7 dni.
-
Weryfikacja zgłoszenia przez RPO lub organ publiczny w 14 dni (lub 30 dni w wyjątkowych sytuacjach).
-
Organ publiczny ma 3 miesiące na informację zwrotną, w szczególnych przypadkach do 6 miesięcy.
-
RPO lub organ publiczny mogą odmówić podjęcia działań przy powtarzających się zgłoszeniach bez nowych informacji.
Wymagania:
-
Ochrona tożsamości sygnalisty.
-
Niezależne kanały zgłoszeń.
-
Organy muszą publikować informacje o procedurach na stronach BIP.
-
Dane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przechowywane są 12 miesięcy (RPO) lub 3 lata (organ publiczny) po zakończeniu sprawy.
Ochrona sygnalisty. Jakie prawa ma sygnalista?
Zakaz działań odwetowych
-
Sygnalista nie może być ukarany ani szykanowany za dokonanie zgłoszenia ani za próbę jego dokonania.
-
Zakazane są również próby i groźby zastosowania działań odwetowych.
Przykłady działań odwetowych (Art. 12)
Nie wolno wobec sygnalisty:
-
Odmówić zatrudnienia.
-
Zwolnić z pracy (za wypowiedzeniem lub bez).
-
Nie przedłużyć umowy, jeśli były podstawy do oczekiwania dalszej współpracy
-
Obniżyć wynagrodzenia.
-
Zatrzymać awansu.
-
Ograniczyć inne świadczenia pracownicze.
-
Degradować stanowiska.
-
Zawieszać w obowiązkach.
-
Odbierać dotychczasowe zadania.
-
Zmieniać niekorzystnie miejsce lub czas pracy.
-
Wystawiać negatywne oceny pracy.
-
Nakładać kary dyscyplinarne.
-
Zastraszać, wykluczać.
-
Stosować mobbingu lub dyskryminacji.
-
Traktować niesprawiedliwie.
-
Pomijać przy szkoleniach.
-
Bezpodstawnie kierować na badania lekarskie.
-
Utrudniać znalezienie pracy w branży.
-
Powodować straty finansowe.
-
Naruszać dobra osobiste (np. reputację).
Ważne! Pracodawca musi udowodnić, że jego działanie nie było odwetowe.
Ochrona w innych formach zatrudnienia
Dotyczy również umów cywilnoprawnych, kontraktów, świadczenia usług czy dostarczania towarów. Zabronione są:
-
Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy z sygnalistą.
-
Odmowa przyznania zezwoleń, ulg, koncesji.
Odszkodowanie dla sygnalisty
Sygnalista, który padł ofiarą działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w kraju albo do zadośćuczynienia.
Odpowiedzialność sygnalisty
-
Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za zgłoszenie lub ujawnienie naruszenia prawa, jeśli działał w dobrej wierze.
-
Jeśli sygnalista świadomie zgłosi nieprawdziwe informacje, osoba poszkodowana może dochodzić od niego odszkodowania.
-
Nie można zrzec się ochrony sygnalisty ani umówić się na jej wyłączenie w umowie.
Ochrona przysługuje także:
-
Osobom pomagającym sygnaliście.
-
Osobom powiązanym z sygnalistą (np. współpracownicy, bliscy).
-
Firmom wspierającym sygnalistę.
Ochrona przy zgłoszeniach do instytucji UE (Art. 22)
Ochrona działa również przy zgłoszeniach do organów i instytucji Unii Europejskiej.
Obowiązki sygnalisty
Sygnalista powinien:
-
działać w dobrej wierze, z przekonaniem, że przekazywane informacje są prawdziwe,
-
korzystać z dostępnych kanałów – najpierw wewnętrznych (o ile są bezpieczne),
-
zachować poufność, by nie ujawniać danych osobom postronnym.
Odpowiedzialność za zgłoszenie w złej wierze
Jeśli sygnalista świadomie przekaże fałszywe informacje, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Dyrektywa unijna i projekt polskiej ustawy przewidują:
-
kary cywilne (np. odszkodowanie dla poszkodowanego),
-
sankcje odstraszające i proporcjonalne.
W praktyce oznacza to, że osoby oczerniające pracodawcę bez podstaw mogą ponieść realne konsekwencje prawne.
Co powinien zrobić pracodawca?
Nowe prawo nakłada konkretne obowiązki:
-
stworzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych,
-
zapewnić kanały komunikacji (np. skrzynki e-mail, anonimowe formularze, spotkania z pełnomocnikiem),
-
wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i analizę zgłoszeń,
-
zachować poufność danych sygnalisty,
-
zagwarantować brak działań odwetowych.
Co ważne – każda firma zatrudniająca co najmniej 50 osób musi wdrożyć taki system. Ale nawet mniejsze firmy mogą na tym zyskać: poprawa reputacji, większe zaufanie pracowników, szybsza identyfikacja ryzyk.